Pazarlama konusunda gelişim gösterirken iç kaynak (insource), şirket içi ekip (in-house) veya dış kaynak (outsource) kullanımına karar vermek stratejik açıdan daima önemli olmuştur. Bu yüzden bu konuda bir yazı oluşturmanın karar verme sürecinde olan firmalar açısından faydalı olacağını düşündük.  

Maliyet:

Firmaların çoğunlukla dikkate aldıkları ilk nokta maliyeti azaltmak oluyor. Aslında en ucuz hizmeti bulmak yerine belirli bir bütçeye karşılık gelen en iyi hizmeti alabilmek daha değerlidir. Çünkü eğer uygun seviyede bir hizmet alınmazsa toplam maliyet beklenilenden daha yüksek olabilir.

Yetkinlik ve Verimlilik:

Kısaca, dış kaynak firmasının işi firmanın kendisinden daha iyi yapacak durumda olması.  Bu, tedarikçinin istenen konuda uzmanlığa sahip olması, kaynakları daha verimli kullanabilmesi ve proje yönetimini daha özenle yapabilmesi anlamına geliyor. Dünya genelinde verimlilik, dış kaynak kullanımında neredeyse maliyetten daha önemli bir karar kriteri olmuş durumda. Burada dikkat edilmesi gereken işin hangi tedarikçiye verileceğinin çok iyi değerlendirilmesi ve talep edilen hizmet seviyesinin detaylı bir sözleşme ile garanti altına alınmasıdır.  

Dönemsel veya Geçici İhtiyaçların Karşılanması:

Kampanyalar, sezona göre yoğunluk, tek seferlik projeler gibi geçici işler, bir artıp bir azalan yoğunlukta gelen işler, tam zamanlı çalışanlara çok küçük kalan işler ve aciliyeti olup da mevcut ekipte gerekli yetkinliğin bulunmadığı işler dış kaynak kullanımı ile kalıcı gider yaratmadan hızlıca çözümlenebilir. Start-up projeler veya şirketler ihtiyaç duyulan hizmeti dış kaynak ile sağlayıp zamanla ihtiyaç haline gelmesi halinde şirket içinde ekip kurmayı da düşünebilirler.

İç Kaynak (insource) Kullanmanın Hassas Noktaları:

İç Kaynak, kendi ekibinizi (in-house) kullanmaktan farklı olarak dış kaynak hizmetinin firma lokasyonunda sağlanması anlamına geliyor. Yani hizmeti tedarikçiden alıyorsunuz ama tedarikçinin ekibi sizin ofisinizde sizin ekibinizin bir parçası gibi çalışıyor, ancak yönetimi ve planlaması tamamen size ait.

Moral ve Motivasyon: Hizmet verilen şirketin bünyesinde çalışan dış kaynak personel, zaman içinde kendini o şirketin bir çalışanı olarak görmeye başlayabilir. Kurumsal firmalarda çalışanlara verilen moral düzeltici aktiviteler, dış kaynak çalışanları dahil etmediğinde, dış kaynak ekip kendisini dışlanmış hissedebilir. Dolayısıyla dış kaynak personeli kendi bağlı olduğu firmanın yaptığı aktiviteler ile çok ilgilenmez.  Çünkü dış kaynak personeli kendisini aslında hizmet verdiği firmanın bir çalışanı olarak görmekte ve o firmanın aktivitelerine dahil olmadıkça kendisine değer verilmediğini düşünmektedir. Özlük hakları anlamında olmasa da, motivasyon amaçlı etkinliklerde dış kaynak personeli de şirket içi personel gibi katılıma dahil etmek orta-uzun vadede moral ve motivasyonu yükseltecektir. Maliyet hesaplaması yaparken bu giderleri de göz önünde bulundurmakta fayda var.  

Verimlilik: İç Kaynak personelin yönetim ve planlamasını belki de kendi şirket içi ekibinizin planlamasından daha iyi yapmak ve takip etmek durumundasınız. Özellikle büyük ölçekli kurumsallaşmış yapılarda hizmet veren iç kaynak personel, nasıl olsa buranın çalışanı değilim diye düşünerek kurumsal boşluklardan faydalanıp verimli iş yapmaktan kaçınabilir.

Dış Kaynak (outsource) Kullanmanın Hassas Noktaları:

Dış Kaynak , yani işi tamamen tedarikçinin kontrol ve planlamasında ve tedarikçinin uzaktaki ofisinde yapılacak şekilde dışarıya vermeniz şeklinde çalışır.

İletişim:  İşlerin tamamını veya bir bölümünü sizden tamamen başka bir ortamda çalışan bir ekibe devrettiğinizde, dokümantasyon ve iletişim çok daha önemli bir hal alıyor. Bunu diyerek  devamlı telefonda konuşmak veya mailleşmekten bahsetmiyoruz. Ayrıca o tür bir yaklaşım genel performansın düşmesine bile  neden olabilir.  Bu yüzden belirli bir kişinin, bir proje yöneticisi mesela, tüm işleri düzenli olarak takip etmesi ve düzenli aralıklarla ekibi bir araya getirmesi küçük sorunların bile büyümeden çözülmesini sağlayacaktır. Siz hızlı metodolojilerle çalışmıyorsanız bile, tedarikçiniz ile hızlı haftalık toplantılar düzenleyerek sorunlar büyümeden hep birlikte kolaylıkla üstesinden gelebilirsiniz.

Performans Ölçümü: Dış kaynak kullanımındaki en önemli sorun, verdiğiniz paranın karşılığını gerçekten alıp almadığınızdır.

Bunun için yararlanabileceğiniz iki fiyatlandırma modeli var:

1- Sabit Fiyat Modeli: Bu modelde projenin tüm detayları dokümante edilip proje için tek bir fiyat çalışması yapılır. Tedarikçi anlaşılan kapsam dışındaki tüm işleri ek çalışma olarak ayrıca ücretlendirir. Tüm projeyi eksiksiz tahmin etmek genelde hem firma hem tedarikçi için zahmetli ve tutarsızdır. Bunun yerine adam/gün fiyatlandırmasını tercih etmek ise 1 adam/günde yapılan işlerin gerçekten 1 adam/gün değerinde olup olmadığı tartışmaya açıktır.

2- CFP Bazlı Çevik Sabit Fiyat Modeli: Çevik metodolojilere uygun olarak büyük proje küçük parçacıklara (User Story) bölünür. Her bir iş tamamlandığında ve müşteri tarafından kabul edildiğinde ücrete tabi tutulur. Bu ücretlendirmede, o iş için gerçekte harcanan efordan ziyade, bir birim iş için önceden belirlenmiş olan fiyat dikkate alınır (1 CFP Fiyatı). Bu sayede risk müşteriden tedarikçiye geçmiş olur. Tedarikçi efor tahminini her zaman doğru yapmak ve tahmin ettiği sürede (veya daha kısa sürede) işi teslim etmek durumundadır, diğer türlü zarar edecektir. CFP metriği sayesinde tedarikçi de doğru tahmin yapar. Bunun için öncelikle bir CFP metriği oluşturmak gerekir. Ama metrik bir kez oluşturulduktan sonra fiyatlandırma mekanizması çok şeffaf ilerler. Bu süreç iyi bir teknik analiz gerektirir. Karşılığında, doğru metrikle, iyi yönetilen bir CFP fiyatlandırması her iki taraf için de en yüksek kazancı sağlayan çalışma modelidir. Bu model aynı zamanda bir performans ölçüm modeli olup, ekibin verimini ölçmenize de imkan sağlayacaktır.

Daha önce CFP kavramını kullanmamış olan işletmeler adam/gün yapısıyla çalışmaya başlayıp uygun pazarlama hizmetlerini kullanarak bir CFP metriği oluşturabilir ve fiyatlandırmayı CFP yapısına geçirebilirler. Bu süreç yaklaşık 3-6 ay arası bir süre gerektirir.

Sonuç:

Doğru ve kazançlı bir iş birliği için doğru tedarikçiyle çalışmak, hassas noktalara mutlaka dikkat etmek ve istenen hizmet seviyesini belirleyip sözleşme ile garanti altına almak gerekiyor.

Dış ve iç kaynak hakkında daha detaylı bilgi almak, bu konuda bir strateji belirlerken nelere dikkat etmeniz ve tüm pazarlama süreçlerinizle ilgili bilgi almak için uzman ekibimizden ücretsiz bir seanslık danışmanlık isteyin. İletişim için: [email protected] Tel: 0212 275 73 42